Como fazer o controle financeiro?

Sabemos que possuir uma gestão financeira estruturada nem sempre é tarefa fácil, principalmente quando falamos do varejo de alto giro, como é o caso dos supermercados. Atualmente, com a globalização da internet e a difusão do Smartphone, e-commerce de supermercado se tornou uma das principais fontes de transação comercial e cada vez mais vem ganhando forças no meio. 

O dia a da do gestor supermercadista é cheio de imprevistos: muitos problemas surgem na operação e isso acaba por tirar o foco deste gestor para o controle financeiro. Mesmo assim, a gestão financeira continua essencial para o sucesso do negócio, uma vez que ela é responsável por todo o planejamento, controle e otimização dos resultados empresariais. Além disso, o resultado desta gestão e controle tem impacto não apenas no caixa da empresa, mas também em todos os setores da organização, independente do seu porte e segmento.

Importância da gestão e controle financeiro

Para o setor supermercadista, a necessidade de controle e acompanhamento se torna ainda mais evidente, uma vez que estamos falando de um grande número de movimentações financeiras. Devido o resultado financeiro do supermercadista se pautar em um volume alto no giro de estoque, se não for bem gerenciado pode gerar severas perdas financeiras.  

Ao conhecer a rotina do supermercado e de seus gestores, notamos que muitas vezes os desafios de realizar esse controle financeiro gira em torno de alguns pontos: 

“Por essa razão, o supermercadista deve estar atento para que todo o acompanhamento de estoques, perdas, compras, contas à pagar e contas à receber, estejam mensurados de forma clara em seus demonstrativos financeiros, afinal o que não se mede, não se gerencia.” (Deming, 1990). Portanto, também não se controla. 

Controle financeiro no e-commerce de supermercados

Que a venda online, o famoso e-commerce, veio para ficar e ganhar cada vez mais espaço no meio varejista, passa a ser cada vez mais claro. Conforme o artigo publicado pela Nilsen, falando sobre o futuro do e-commerce, “qualquer estratégia de bens de consumo de alto giro que não leve em conta o e-commerce está perdendo grande parte da história de crescimento.” Por isso a importância de você supermercadista estar cada vez mais atento a essa nova - ou não tão nova - modalidade que surge para fazê-lo ultrapassar as barreiras do seu bairro.

Alguns questionamentos surgem ao falar sobre o controle financeiro do e-commerce, envolvendo desde de como gerenciar e controlar o financeiro do e-commerce, a como saber o ROI (retorno sobre o investimento) das vendas online.  Se o seu supermercado possui um e-commerce e não sabe como realizar o controle financeiro ou você está pensando em adotar um e-commerce mas possui receio de não conseguir mensurar os resultados deste investimento, nós vamos te ajudar.

Controle financeiro do e-commerce

Pensando nos principais desafios enfrentados pelos gestores supermercadistas ao tentar realizar esse controle, elaboramos algumas dicas para manter o controle financeiro do e-commerce de forma mais assertiva e rentável.

  1. ERP integrado com o e-commerce

Um software de gestão empresarial (ERP), é um sistema responsável por integrar as informações de vários setores em uma só plataforma, como os estoques, as compras, o fluxo de caixa e acompanhamento das vendas, dentres outros pontos chaves. O ideal é que este ERP, seja especializado para o segmento de supermercados, pois assim possuirá módulos mais direcionados para o seu modelo de negócio e vai facilitar esse controle no dia a dia.

Uma vez que o supermercado possui um sistema de gestão especializado, o próximo passo é realizar a integração deste ERP com o seu e-commerce, para conseguir ter uma visão clara das transações e receitas efetuadas através deste canal. Além desse benefício de mensuração de ganhos e perdas, o supermercadista também garante que o seu e-commerce possuirá uma informação assertiva a respeito de seu atual estoque, proporcionando uma boa experiência ao seu cliente.

  1. Planejamento

Não há como potencializar os resultados financeiros do supermercado sem antes se planejar para isso. O planejamento permite que um caminho seja traçado para chegar a um determinado objetivo. Logo, isto definirá previsões de custos e receitas para o futuro, além de também identificar pontos de investimento baseados nos próximos passos da empresa.

O e-commerce varejista se beneficia bastante de datas comemorativas, que podem ser usadas como atrativo para o impulsionamento das vendas de determinados produtos.  A divulgação de promoções nestas datas, mensagens divertidas e até mesmo lembretes deste dia para o público alvo, já gera uma maior interação com seu público e consequentemente um incentivo a compra. Então por que não utilizar essa estratégia em seu planejamento de alavancagem de receitas?

Já no aspecto dos custos e despesas, é essencial um bom planejamento orçamentário para os setores, acompanhar se o orçado está de acordo com o realizado, justificar os investimentos que serão realizados e mensurar em quanto tempo eles trarão retorno, mensurar indicadores de performance financeira do e-commerce como o custo de aquisição de clientes e traçar estratégias para tornar mais eficiente o time de prevenção às perdas.

  1. Gestão do fluxo de caixa

Quando se trata de gestão do fluxo de caixa, estamos falando sobre mensurar de forma precisa todo o fluxo de dinheiro que entrou e saiu do caixa da empresa, a fim de conseguir identificar o que a empresa possui hoje em caixa. Além disso, é importante que neste fluxo de caixa a empresa possua as despesas de forma categorizada, para que identifique exatamente para onde o dinheiro está indo, como por exemplo o gasto com folha de funcionários, compras de mercadorias, impostos, etc.

De forma diária a área financeira será responsável pela conciliação do fluxo de caixa com o saldo bancário do supermercado. Nessa gestão que se identifica se a empresa possui recursos suficientes para honrar com suas obrigações na data de vencimento, portanto é desejável que ocorra primeiro o recebimento por parte dos cliente e depois os pagamentos dos fornecedores. Os supermercados utilizam bastante desse giro rápido para potencializar seus resultados, comprando a prazos de pagamentos mais longos e vendendo para o seu cliente com prazo de recebimento imediato. Manter esse giro funcionando de forma equilibrada, trará mais saúde financeira ao seu negócio.

  1. Acompanhar os indicadores

Os sistemas de e-commerce apresentam relatórios de vendas, abandono de carrinho, visitantes da plataforma, evolução histórica e muito mais. Todos esses dados podem ajudar o seu supermercado a levantar indicadores de desempenho, levando em consideração o investimento que foi aplicado ao marketing para o seu e-commerce. Dessa forma você poderá calcular o retorno sobre o investimento que possui hoje e entender quais práticas estão tendo mais resultados positivos, para que possa multiplicá-las ou aprimorar as que estão sendo falhas.

Esse ponto é um trabalho feito de perto ao setor de marketing e/ou e-commerce, que além de serem muito utilizado por grandes corporações, também se aplica a realidade todos os portes empresários, principalmente de supermercados que possuem um e-commerce.

É importante lembrar que no processo online, por muitas vezes, o custo de venda de um produto é muito menor, do que quando falamos de produtos expostos na loja física. Contanto, estruturar os indicadores chaves de acompanhamento financeiro do seu e-commerce, fará com que o supermercado aprimore cada vez mais suas vendas online e reduza seus custos de uma maneira geral.

Uma vez que o supermercadista entende que o aumento de suas vendas não se dará mais apenas pela loja presencial mas sim também pela loja virtual, ele não possui mais barreiras bairristas para sua atuação e portanto há espaço para um novo canal de receitas.

Realizar o controle financeiro do e-commerce em seu negócio, é algo que o sistema de gestão especializado e integrado com seu e-commerce poderá ajudar bastante. Além disso, manter a gestão do fluxo de caixa equilibrado e a equipe de marketing e/ou e-commerce acompanhando os relatórios fornecidos pelo seu e-commerce a fim de identificar os resultados financeiro que este está te proporcionando. Após essa mensuração, será mais factível realizar o controle financeiro do estabelecimento e tirar proveito dos dados fornecidos para otimizar custos e investimentos, em conjunto com o impulsionamento da receita.

Se você procura incrementar um e-commerce em seu supermercado e ainda não sabe se sua equipe está preparada para este desafio, baixe agora o nosso e-book sobre como preparar sua equipe para vender online.

Texto escrito por Deyseane Maria, assessora financeira da Mercadapp.